Una factura recibida es una factura que su empresa recibe por bienes o servicios que ha adquirido. Estas facturas proceden de proveedores y prestadores de servicios que le ofrecen sus productos o servicios. Es importante que procese correctamente las facturas recibidas para que pueda controlar sus costes y cumplir puntualmente sus obligaciones de pago. Las facturas recibidas suelen contener información como el importe total, el IVA, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago. El tratamiento adecuado de estas facturas contribuye a tener unos registros financieros saneados y le ayuda a controlar su flujo de caja.
La génesis
El concepto de factura existe desde hace siglos. En la antigüedad, se utilizaban rollos de papiro y tablillas de arcilla para registrar las transacciones. Sin embargo, el sistema de facturas tal y como lo conocemos hoy no se desarrolló realmente hasta el auge del comercio y la industria en la Edad Media. Las empresas necesitaban entonces acuerdos claros y por escrito sobre los pagos. Hoy en día, las facturas entrantes son parte integrante de cualquier proceso empresarial, y las soluciones digitales sustituyen cada vez más a las tradicionales facturas en papel. La facturación electrónica empezó a surgir en los años 90 y desde entonces ha cambiado radicalmente la forma en que las empresas gestionan sus registros financieros.
Así funciona el tratamiento de las facturas recibidas
El procesamiento de las facturas recibidas comienza con la recepción de la factura, ya sea digital o física. A continuación se comprueba la exactitud de los datos, como el importe, el proveedor y las condiciones de pago. Después, puede aprobar la factura y procesarla en su sistema contable. Existen varias opciones para procesar las facturas:
- Tratamiento manual de las facturas en papel
- Utilizar un programa de contabilidad digital
- Procesamiento automatizado de facturas con tecnología OCR
- Integración de las facturas recibidas en un sistema ERP
Si elige el método adecuado, podrá aumentar considerablemente la eficacia de sus procesos financieros.
Así se tramitan las facturas en su empresa
Gestionar correctamente las facturas recibidas en su organización es crucial para una administración eficaz y un flujo de caja saneado. Puede procesar fácilmente las facturas entrantes vinculándolas a las partidas de gastos y proyectos adecuados. Esto no sólo le permite conocer sus gastos, sino que también le ayuda a presupuestar mejor. Los programas de facturación digital permiten automatizar las facturas recibidas y reducir el riesgo de errores. Además, estos sistemas suelen ofrecer un lugar central donde se almacenan todas las facturas, lo que facilita el pago puntual y evita las sanciones por demora.
Implicaciones prácticas
Elegir cómo procesar las facturas entrantes tiene varias implicaciones prácticas. Si se opta por el procesamiento manual, suele llevar más tiempo y hay más posibilidades de cometer errores. Como la pérdida de documentos o la introducción de datos incorrectos. Por otro lado, las soluciones digitales como la tecnología OCR o los sistemas ERP requieren una inversión inicial en software y formación del personal. Sin embargo, estos métodos pueden ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo. Además, ofrecen más control sobre sus procesos de pago y proporcionan una visión más rápida de su situación financiera.
Legislación
A la hora de procesar las facturas recibidas, hay que tener en cuenta varios requisitos legales. Por ejemplo, las autoridades fiscales establecen que debe conservar las facturas recibidas durante al menos siete años a efectos administrativos y fiscales. Además, las facturas deben cumplir ciertos requisitos, como indicar un número de factura único, la fecha y el número de IVA. También debe asegurarse de pagar las facturas a tiempo. Pues de lo contrario se arriesga a sanciones o aumentos del tipo de interés. Si configura su proceso de facturación de la forma correcta, evitará problemas legales y se asegurará de que sus registros se ajustan siempre a la legislación vigente.
Evolución reciente
En los últimos años se han producido grandes cambios en la forma en que las empresas procesan las facturas recibidas. La digitalización y la automatización de las facturas son las principales tendencias. Cada vez son más las empresas que optan por la facturación electrónica, en la que las facturas se procesan automáticamente en el sistema contable. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores. La aplicación de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático también desempeñan un papel cada vez más importante. Estas tecnologías permiten reconocer y clasificar automáticamente las facturas, lo que aumenta aún más la eficiencia del procesamiento de facturas.
¿A qué hay que prestar atención cuando se reciben facturas?
Al procesar las facturas entrantes, hay algunas cosas a las que debe prestar especial atención. Asegúrese de que todas las facturas recibidas estén completas y sean correctas. Indicando datos como el número de factura, la fecha de vencimiento y los importes correctos. Compruebe también que los productos o servicios prestados coinciden con lo que se indica en la factura. Además, es esencial prestar mucha atención a las fechas de vencimiento para procesar los pagos a tiempo. No olvides garantizar un procedimiento claro de aprobación interna para que las facturas no se queden en el tintero innecesariamente y el flujo de trabajo se desarrolle sin problemas.
El papel de TriFact365 en las facturas recibidas
TriFact365 desempeña un papel importante en la mejora del procesamiento de facturas entrantes. Esta plataforma basada en la nube ofrece soluciones automatizadas para recibir, aprobar y procesar facturas. Gracias a su interfaz fácil de usar y a su integración con los sistemas contables. Puede digitalizar y procesar automáticamente las facturas con facilidad. Con la tecnología OCR de TriFact365, los datos de las facturas se reconocen e introducen rápidamente. Lo que reduce significativamente el riesgo de error humano. Además, la plataforma ofrece paneles de control claros, que permiten realizar un seguimiento sencillo del estado de todas las facturas entrantes.
