Por qué un programa de OCR es un tema de investigación actual en Google Search, incluso los contables se plantean esta pregunta con frecuencia. En todo el mundo, el OCR es una técnica muy utilizada, a menudo sin que se tenga en cuenta. En este artículo de blog explico cómo funciona y cuáles son sus principales ventajas.
¿Qué es el OCR?
Se trata de la abreviatura inglesa de «Optical Character Recognition», o reconocimiento óptico de caracteres. Permite leer los caracteres de una imagen y prepararla para un tratamiento posterior.
¿Qué es un programa de reconocimiento óptico de caracteres?
Los programas de OCR se utilizan desde hace décadas para digitalizar libros y documentos de papel. Por ejemplo, los escáneres y las fotocopiadoras incorporan técnicas de OCR que permiten digitalizar documentos de papel. Esto se realiza directamente en archivos Word modificables o registrándolos en formato PDF durante un largo período de tiempo.
En los últimos años, las innovaciones técnicas también han permitido alcanzar nuevos objetivos. Se trata, en particular, del reconocimiento automático de placas de matrícula, paneles de señalización (conducción autónoma), pasaportes y permisos de conducción (identificación).
De este modo, el término OCR evoluciona cada vez más hacia un término que engloba técnicas destinadas a numerosos usos diferentes. Un ejemplo de este tipo de OCR es la creación del reconocimiento de hechos, que tratamos en TriFact365.
¿Cómo funciona un programa de OCR?
La tecnología es compleja, pero en realidad la técnica puede explicarse simplemente en 3 etapas: (1) la entrada, (2) el débito y (3) la salida. O bien, «entrada, débito, salida» son las características de un sistema abierto (https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_abierto), que también utilizamos en TriFact365. Utilizando estos tres pasos, explicaré más detalladamente el concepto de OCR:
1. Lecture d’images (entrada)
Todo lo que escanees o saques en una foto es una imagen y puede ser reproducida a condición de que esté en el formato adecuado. Se trata, por ejemplo, de imágenes de libros, revistas, instrucciones de trabajo, documentos comerciales y, por supuesto, facturas.
2. Reconnaissance de caractères (débit)
Tras el suministro de una imagen, tiene lugar el reconocimiento propiamente dicho de los caracteres. Este proceso consta de 3 fases (fuente: https: //es.wikipedia.org/wiki/Reconocimiento_óptico_de_caracteres).
Durante la primera etapa (pretratamiento), el OCR comprueba que la imagen se ha escaneado correctamente en términos de tamaño. Además, verifica que los bordes son suaves y que se han realizado otras operaciones para optimizar la imagen proporcionada para la etapa siguiente.
En segundo lugar, el OCR examina la imagen a nivel de píxeles e identifica, por ejemplo, letras, cifras y otros signos de puntuación. Las técnicas subyacentes pueden ser muy complejas y consistir principalmente en redes neuronales y técnicas similares a la visión por ordenador.
En la tercera etapa, la precisión puede mejorarse aún más contrastando los resultados con la ayuda de un glosario (léxico). Este glosario es una lista de palabras que pueden aparecer en el documento.
3 : Exportación de datos brutos (salida)
El resultado del programa de OCR (generalmente un archivo) puede contener letras (multilingües), cifras y otros datos. Por consiguiente, si pasas un dato a un programa de OCR, los datos brutos producidos no constituirán aún una propuesta de reserva. ¿Por qué? Porque esta cadena de caracteres no tiene nada que ver con los campos de una escritura en el diario.
Software OCR personalizado
Los proveedores de tecnología OCR no han cambiado en los últimos años. Los sistemas de OCR están cada vez más optimizados para tratar datos muy específicos. Ya he hablado de aplicaciones para la conducción autónoma y la identificación. Además de las inversiones millonarias de las grandes empresas tecnológicas como Google, Amazon, Facebook, Apple y Microsoft, por ejemplo, en la industria automovilística (conducción autónoma) y las plataformas bancarias/SaaS, hay otras inversiones destinadas a la innovación y las start-ups.
TriFact365, como actor de nicho holandés, también pone todo en marcha con su software desarrollado internamente para la interpretación de datos OCR brutos.
Funcionamiento del OCR de TriFact365
Todos los documentos de reserva numéricos recibidos por TriFact365 pasan por nuestro sistema de autoaprendizaje. El objetivo es reconocer los datos al 100% y generar propuestas de reserva automáticas.
TriFact365 desarrolla de forma independiente el aprendizaje automático («OCR+»). Esto nos permite llevar el reconocimiento de los datos de facturación y la puesta en correspondencia con las propuestas de reserva a un nivel mucho más elevado que el que se pensaba posible hace algunos años.
Nuestra ambición para la OCR
El camino emprendido por TriFact365 hace unos años está dando sus frutos. Además, seguimos viendo cómo aumentan las tasas de reconocimiento en todos los clientes medidos. Nuestro enfoque único de reconocimiento de reglas en tiempo real ya está disponible para todos los usuarios y es prometedor.
En la actualidad, alcanzamos un rendimiento de alrededor del 90 % de campos correctamente reconocidos para el conjunto de nuestros clientes.
Teniendo en cuenta las modificaciones que introduciremos en el mercado en 2021 y las numerosas innovaciones que ya tenemos en proyecto para 2022 y 2023, parece realista pensar que el reconocimiento de datos superará el 95% en los próximos dos años.
Además, nuestra ambición es llegar a un reconocimiento de datos superior al 99% con un sistema de OCR autoaprendizaje.
Estas medidas se toman a través de nuestras medidas e informes internos. Por lo tanto, nuestro equipo de especialistas en OCR ha llegado a la conclusión de que una parte de los datos ya se procesa sin errores al 100%.
Por ello, la «refacturación automática» se anunciará como una mejora durante la edición 2021 de Accountancy Expo.
4 ventajas de TriFact365 OCR
El software TriFact365 cuenta con un OCR súper rápido y auto-aprendizaje que puede procesar las páginas y generar un resultado casi instantáneo. Además, como usuario, no necesitarás marcar ninguna de estas técnicas, lo que te permitirá aprovechar las siguientes ventajas.
Ventaja 1: Conversión automática de archivos al formato de OCR correcto
Algunos usuarios numeran sus documentos en formato PDF, mientras que otros optan por formatos como JPG o TIFF. Como un portal de envío universal, TriFact365 acepta una amplia gama de formatos de archivo, incluyendo Word y Excel. También admite otros formatos numéricos comunes, además del estándar PDF. TriFact365 se encarga automáticamente de convertir estos archivos a un formato legible para nuestro software OCR. No tiene que preocuparse, TriFact365 se encarga de todo por usted.
Ventaja 2: Todos los archivos se leen con el programa OCR
En TriFact365, todos los documentos recibidos son procesados por nuestro software OCR inmediatamente después de su envío. El tratamiento de los documentos tras su análisis («etiquetado») se realiza automáticamente. Esto permite ahorrar tiempo y operaciones en el tratamiento de los documentos contables.
Ventaja 3: Los programas de OCR se adaptan a todos los documentos de la empresa
En la actualidad, el OCR trata principalmente los documentos contables, como las facturas de compra, las facturas de venta y los recibos. Este sistema se ampliará a documentos comerciales como acuerdos, estados financieros, etc., que pueden ser objeto de búsqueda.
Ventaja 4: Combinar los resultados del OCR (données) con el aprendizaje automático (IA) y generar sugerencias de reserva automáticas hasta el nivel de la línea.
Al aplicar el reconocimiento óptico de caracteres a gran escala con el aprendizaje automático, nuestro software en tiempo real presenta propuestas de escrituras precisas. Esto ocurre en el espacio de unos segundos. A continuación, basta con realizar un control visual y, con un solo clic, podrás registrar los datos en tu contabilidad en un abrir y cerrar de ojos. Otras funciones útiles le permitirán hacer que el proceso de tratamiento de los datos sea aún más fluido.
