TriFact365 es una potente herramienta para el procesamiento digital de facturas y documentos. Este Software para directivos le ofrece no sólo un ahorro de tiempo, sino también la posibilidad de agilizar los procesos de trabajo de forma eficiente. Estos son algunos consejos prácticos para sacar el máximo partido a TriFact365 estableciendo flujos de trabajo por empleado en su departamento.
Analice la división del trabajo en su departamento
Antes de empezar a establecer flujos de trabajo, es importante identificar claramente las responsabilidades y tareas de cada miembro del equipo. Hágase preguntas como:
- ¿Quién procesa qué facturas?
- ¿Qué miembros del equipo tienen competencias o conocimientos específicos?
- ¿Cuánto tiempo tarda cada miembro del equipo en revisar o aprobar los documentos?
Una imagen clara de la división del trabajo le ayudará a establecer flujos de trabajo específicos.
Trabajar con roles y permisos de usuario
TriFact365 permite asignar diferentes funciones y derechos a los usuarios. Esto garantiza responsabilidades claras y evita que los empleados accedan a información sensible no destinada a ellos.
- Asignación de funciones: Asegúrate de que los empleados adecuados tienen acceso a las funciones que necesitan. Piensa en «introductores» para la entrada de datos y «verificadores» para la aprobación de facturas.
- Asignación automática: utilice las opciones para asignar determinadas facturas a empleados específicos, por ejemplo, por proveedor, departamento o importe.
Establezca flujos de trabajo paso a paso
TriFact365 ofrece la posibilidad de configurar flujos de trabajo que se adapten a los procesos de su departamento. Estos son algunos consejos:
- Por empleado: Cree un flujo de trabajo para los empleados en función de sus responsabilidades. Por ejemplo, el empleado A procesa las facturas entrantes de hasta 1.000 euros, mientras que el empleado B se centra en las de mayor importe.
- Control y aprobación: Trabaje con un flujo de aprobación en el que las facturas sólo se sigan procesando tras la comprobación de un supervisor o gestor.
Utilice los resúmenes para Supervisión
Las pantallas de TriFact365 ofrecen información sobre el estado de todas las facturas y flujos de trabajo. Esto le ayuda a identificar cuellos de botella e intervenir cuando sea necesario:
- Compruebe que los empleados terminan sus tareas a tiempo.
- Analizar qué flujos de trabajo necesitan mejoras.
- Vigile el plazo de entrega de las facturas.
Con esta información, puede hacer que su departamento sea aún más eficiente.
Evaluar y optimizar periódicamente
Las necesidades de su departamento pueden cambiar. Por lo tanto, programe revisiones periódicas para comprobar si los flujos de trabajo siguen ajustándose a la realidad. Recopile los comentarios de su equipo y ajuste la configuración cuando sea necesario.
Software para directivos un enorme valor añadido a los directivos que buscan aumentar la eficacia y la estructura de sus departamentos. Configurando inteligentemente los flujos de trabajo por empleado, aprovechando la automatización y evaluando con regularidad, sacará el máximo partido a esta herramienta. Invierta tiempo en una implementación adecuada y vea cómo su departamento puede trabajar de forma más rápida, eficiente y divertida.
