UBL (Universal Business Language) es un estándar para el intercambio electrónico de documentos comerciales, como facturas, pedidos y avisos de envío, en un formato digital estructurado. El objetivo de UBL es hacer más eficientes y automatizadas las transacciones comerciales entre empresas, sin necesidad de introducir datos manualmente.
¿Por qué es importante la UBL?
UBL fue desarrollado por OASIS (Organisation for the Advancement of Structured Information Standards) y se utiliza ampliamente en facturación electrónica. Al utilizar UBL, las empresas pueden acelerar sus procesos administrativos, reducir el riesgo de errores y cumplir más fácilmente los requisitos fiscales. Estandariza el formato de datos como los de los clientes, los importes y la información sobre los productos, lo que permite que los programas informáticos de distintas empresas se comuniquen entre sí sin problemas.
Ejemplo: Facturas en formato UBL
Una factura UBL contiene los mismos datos que una factura tradicional en papel, como por ejemplo
- Nombre y dirección del vendedor y del comprador
- Número y fecha de la factura
- Descripción de los productos o servicios prestados
- El importe total y las especificaciones del IVA
La diferencia es que en una factura UBL, estos datos están estructurados en código XML, lo que permite a los ordenadores leer y procesar automáticamente la información.
Ventajas de UBL
- Automatización: Las facturas entrantes de UBL pueden ser procesadas automáticamente por el software de contabilidad, ahorrando tiempo y costes.
- Menos errores: El procesamiento automático reduce la probabilidad de errores humanos que pueden producirse con la introducción manual de datos.
- Estándar internacional: El UBL es ampliamente aceptado, lo que facilita los negocios con socios extranjeros.
En resumen, UBL ayuda a las empresas a que sus procesos administrativos sean más eficientes y precisos proporcionando un lenguaje universal para los documentos empresariales.
El tratamiento de documentos UBL (Universal Business Language) es esencial para las empresas que desean automatizar y agilizar su facturación y administración. A continuación le explicamos cómo aplicar y procesar archivos UBL:
Procesamiento automático de documentos UBL entrantes
En lugar de introducir manualmente los datos de una factura, puede hacer que los archivos UBL sean procesados automáticamente por un software de contabilidad. Este software lee los datos de la factura UBL (en formato XML) y los coloca directamente en los lugares adecuados de su sistema contable.
Pasos de procesamiento:
- Recepción: Recibirá los documentos UBL por correo electrónico o a través de un portal en línea.
- Importación en el software: Su sistema de contabilidad o ERP importa automáticamente el archivo UBL.
- Tratamiento de datos: el programa extrae del archivo información como números de factura, datos del cliente, importes y tipos de IVA y los procesa sin intervención humana.
- Verificación y validación: El software realiza comprobaciones para detectar errores, como comprobar si el IVA es correcto o si el importe total coincide con las especificaciones.
Si desea enviar usted mismo los archivos UBL, también puede exportar sus facturas en formato UBL. La mayoría de los programas de contabilidad modernos ofrecen esta funcionalidad. Esto permite a sus clientes leer las facturas directamente en sus sistemas, lo que acelera el procesamiento.
Integración en sistemas ERP o contables
Para sacar el máximo partido de los archivos UBL, puede establecer la integración con sus sistemas actuales. Esto garantiza que los documentos entrantes y salientes se procesen automáticamente, sin necesidad de introducir datos manualmente.
Ejemplos de aplicaciones:
- Automatización de facturas: Mediante la integración de UBL, las facturas entrantes pueden vincularse automáticamente a órdenes de compra u órdenes de pago.
- Análisis de costes: Los archivos UBL pueden ayudar a clasificar y analizar fácilmente los gastos, por ejemplo, por proyecto o departamento.
- Informes: Como todos los datos se capturan de forma automática y precisa, puede elaborar informes financieros con mayor rapidez.
Si su ERP o programa de contabilidad actual no es totalmente compatible con UBL. Puede plantearse utilizar software adicional o middleware. Estas herramientas pueden convertir los archivos UBL a formatos que su sistema sí reconozca. U ofrecer funciones adicionales como validaciones avanzadas.
Al eliminar los pasos manuales, no sólo ahorra tiempo. Sino que también minimiza el riesgo de errores, mejorando la eficacia general de sus procesos. El procesamiento automático garantiza que los datos se transfieran siempre correctamente. Lo que contribuye a una mayor precisión en sus registros. Además, el uso de los UBL ayuda a cumplir fácilmente los requisitos legales. Como las obligaciones de retención de impuestos, garantizando su conformidad. Además, la reducción de la introducción y comprobación manuales conlleva una disminución de los costes operativos. Lo que supone un importante ahorro de costes para su organización.
Aplicación de UBL en un flujo de trabajo
Por ejemplo, configure un flujo de trabajo en el que las facturas UBL entrantes se carguen automáticamente en sus registros. Se compruebe su exactitud y, a continuación, se apruebe su pago. Puede establecer reglas para los pagos automáticos o marcar excepciones para su revisión manual.
El papel de TriFact365 en el procesamiento
TriFact365 utiliza tecnología OCR avanzada y ofrece compatibilidad total con el procesamiento de documentos UBL. Las facturas entrantes se reconocen inmediatamente y, tras su verificación, se contabilizan en su sistema contable. El sistema reconoce los datos esenciales de los documentos, como importes, tipos de IVA e información sobre proveedores.
Una de las principales ventajas de TriFact365 es su perfecta integración con los sistemas de contabilidad más utilizados, como Exact Online, Twinfield y SnelStart. Gracias a estas integraciones. Los documentos se sincronizan automáticamente entre TriFact365 y su software de contabilidad. Lo que minimiza el riesgo de errores y de doble entrada. Esto le permite automatizar completamente su administración y ahorrar un tiempo valioso.
Además, TriFact365 ofrece la posibilidad de establecer flujos de trabajo de aprobación. Una vez procesada una factura. Puede presentarse directamente a la persona adecuada dentro de la organización para su aprobación. Esto facilita el control de los gastos sin perder eficacia. El responsable de la aprobación recibe notificaciones y puede ver y aprobar fácilmente las facturas a través del panel de control o incluso del móvil. Lo que reduce significativamente el tiempo de procesamiento.
Aunque TriFact365 está optimizado específicamente para procesar UBL, también admite documentos en papel. Estos documentos se convierten a formatos digitales en los que se pueden realizar búsquedas mediante tecnología OCR. Esto le permite gestionar eficazmente tanto sus registros digitales como en papel en un solo sistema.
Por último, TriFact365 garantiza que todos los datos se almacenan de forma segura y se realizan copias de seguridad periódicas. Esto significa que puede digitalizar y archivar sus registros de forma segura. Como resultado, siempre estará preparado para cualquier auditoría y podrá automatizar sus procesos empresariales con tranquilidad.
