En este artículo del blog, comparo 2 formatos de factura de uso común UBL y PDF. En 10 minutos, tendrás más conocimientos sobre las similitudes, diferencias, cuotas de mercado, visión gubernamental y cómo funciona la red Peppol. Concluyo este blog con un consejo para los usuarios de TriFact365 sobre Peppol.
Acuerdos UBL y PDF
En todo el mundo se utilizan cientos (!) de formatos de factura digital. En los Países Bajos, PDF es con diferencia el formato líder y UBL está en auge. Sin juzgar lo que está bien o mal, este artículo del blog explica qué significan estas diferencias, qué puntos fuertes o débiles pueden tener y qué puede significar esto para el procesamiento de facturas digitales.
Diferencias entre UBL y PDF
PDF o UBL se consideran homólogos competidores, aunque cabe preguntarse si son comparables. PDF ofrece una vista previa visual del documento, mientras que UBL lo codifica. Esto hace que PDF sea más perspicaz, pero UBL más protegido. Un código UBL sólo puede ser leído por un software especial y está específicamente diseñado para comunicar facturas.
Por eso, una factura UBL suele ir acompañada de una factura PDF. UBL comunica de máquina a máquina, lo que es rápido, eficaz y también menos propenso a errores. La desventaja del PDF es que no siempre es posible un reconocimiento del 100% por parte del software de contabilidad o de escaneado y reconocimiento. Las facturas UBL garantizan el reconocimiento al 100% de los elementos de la factura, como el importe, la fecha de facturación, el número de factura, el número de la Cámara de Comercio y el número de cuenta bancaria del proveedor y del acreedor.
Cuotas de mercado
Cada vez son más los programas de contabilidad y afines que incorporan funciones para crear, enviar y procesar facturas UBL. Esto se debe en parte a que UBL se utiliza cada vez más en los Países Bajos y supone un ahorro demostrable. Sin embargo, las facturas en PDF aún no han desaparecido. El consumidor medio y el empresario de una PYME no se benefician de una factura UBL porque no disponen del software adecuado. Los empresarios de PYME quieren facturas claras y, por tanto, prefieren el PDF.
En consecuencia, la mayoría de los empresarios individuales y PYME trabajan más con facturas PDF que con facturas UBL. Así pues, los dos sistemas responden de forma diferente a la necesidad de una comunicación financiera clara.
Los proveedores de la Administración deben facturar electrónicamente
El Gobierno está digitalizando todos los canales de contratación. A partir de 2017, la facturación electrónica a través de Peppol es obligatoria para el Gobierno. Para ello, la Administración central ha creado un portal de facturación electrónica. En 2020, la autoridad holandesa Peppol fue adoptada por el Ministerio del Interior y Relaciones del Reino (BZK). Lo que demuestra que el Gobierno neerlandés quiere realmente supervisar la infraestructura nacional de facturación electrónica.
¿Impacto para las PYME y los contables?
Sólo una proporción muy pequeña de empresarios y contables de PYME se ocupa de suministros a la Administración. Por tanto, el impacto de la obligación sigue siendo pequeño. Sin embargo, ahora los contables tienen que hacer frente a situaciones híbridas en las que las facturas UBL también serán cada vez más habituales en las PYME y adquirirán un volumen de facturación importante junto con el PDF.
Solución todo en uno para UBL y PDF?
Las soluciones de escaneado y reconocimiento aprovechan hábilmente la actual situación del mercado híbrido. Hasta ahora, la atención se ha centrado principalmente en el procesamiento de facturas PDF, pero la demanda de procesamiento UBL está aumentando. Scan and Recognise de TriFact365 se ha adaptado a esta demanda, procesando todas las facturas UBL habituales además de las facturas PDF desde hace años. De este modo, el empresario puede facturar con el sistema que más le convenga y el contable no tiene ningún problema para procesar las facturas digitales.
¿Qué sigue? Evolución a Peppol
¿Y si se combinan las ventajas de UBL con las de PDF? Eso es lo que pensaron en OpenPeppol, la organización sin ánimo de lucro cuyo objetivo a partir de 2008 es la normalización de la facturación electrónica transfronteriza. Dentro de la red Peppol, puede enviar y recibir facturas digitales en un formato combinado UBL y PDF. En la actualidad, Peppol también está incluido en varios paquetes de contabilidad de los Países Bajos y su adopción crece constantemente.
Consejo sobre Peppol para usuarios de TriFact365
Si utiliza TriFact365 Scan and Recognise, ya puede procesar facturas UBL. Puede utilizar TriFact365 para reconocer automáticamente todas las facturas UBL entrantes y enviarlas como asientos contables a su paquete de contabilidad. ¿Está pensando ya en una participación concreta en la red Peppol y considerando la posibilidad de solicitar su propio Peppol ID? Háganos saber que desea un Peppol ID y le informaremos en cuanto llegue el momento.
¿Qué tipo de norma es la UBL?
UBL tiene las siguientes versiones: UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) y su sucesora 2.1 (2013). En la práctica, se utilizan UBL 2.0 y 2.1. Las diferencias entre UBL 2.0 y 2.1 son mínimas en lo que respecta a la factura estándar. La versión 2.1 ha sido adoptada oficialmente como norma internacional ISO/IEC. El gobierno holandés utiliza UBL como estándar para la facturación digital, aunque utiliza su propia variante: UBL-OHNL. Así que hay más países y empresas con requisitos diferentes, lo que a la larga da lugar a variantes distintas. Esto puede ser desventajoso porque no está claro qué es exactamente lo que figura en la factura y qué es lo que luego puede adoptar el software.
