Le bordereau d’expédition est un document qui accompagne une commande et qui sert à enregistrer les marchandises livrées. Il s’agit d’un élément essentiel du processus logistique, tant pour les entreprises que pour les consommateurs. Dans cet article, nous allons voir en détail ce qu’est exactement un bordereau d’expédition, pourquoi il est important et comment vous pouvez optimiser le traitement des bordereaux d’expédition.
Un bordereau d’expédition énumère tous les produits inclus dans une livraison. Ce document est ajouté à l’envoi par le fournisseur et peut être utilisé par le destinataire pour vérifier que la livraison est complète et correcte. Il contient généralement les informations suivantes :
- Coordonnées du fournisseur : Nom, adresse et éventuellement numéro de téléphone ou adresse électronique.
- Numéro de commande : Ce numéro fait référence à la commande originale.
- Description des articles : Par exemple, les codes des articles, les quantités et parfois une brève description.
- Date d’expédition : date à laquelle la commande a été expédiée.
- Articles manquants : Si une partie de la commande n’a pas encore été livrée, cela est souvent mentionné.
Un bordereau d’expédition n’est donc pas la même chose qu’une facture. Une facture est un document juridique utilisé pour faire valoir les coûts, tandis qu’un bordereau d’expédition peut être important pour d’autres raisons.
Pourquoi est-ce important ?
L’importance d’un bordereau d’expédition ne doit pas être sous-estimée, surtout dans un contexte professionnel. En voici quelques raisons :
- Vérification des livraisons : Il s’agit d’une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les articles commandés ont été livrés.
- Efficacité de la logistique : Une indication claire du contenu facilite le traitement des livraisons par le personnel de l’entrepôt.
- Service clientèle : En cas de réclamation, le bordereau d’expédition peut être utilisé comme référence.
- Preuve : En cas de discussion sur ce qui a été ou n’a pas été livré, le document sert de preuve.
Comment procéder ?
Pour les entreprises qui traitent des biens physiques, le traitement d’un bordereau d’expédition est un processus important. Voici quelques étapes à suivre pour que ce processus se déroule sans heurts :
- Réception de la livraison : Lorsque la livraison arrive, commencez par vérifier le document. Assurez-vous qu’il est conservé avec l’envoi.
- Vérifier les articles : Comparez les informations figurant sur le document avec les marchandises livrées.
- Traitement dans le système : Utilisez une solution comme TriFact365 pour inclure des données pertinentes dans vos dossiers. Cela facilite la gestion des stocks et la facturation.
- Signaler les écarts : Si quelque chose ne va pas, signalez-le immédiatement au fournisseur. Utilisez le bordereau d’expédition comme base de votre communication.
- Conserver : Archivez le bordereau d’expédition comme preuve. Il peut s’agir d’un document physique ou numérique, en fonction de votre flux de travail.
Conseils pour une gestion efficace
- Numériser le processus : Utilisez une solution numérique pour numériser les documents et les traiter directement dans le système. Cela permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
- Utiliser des codes-barres : Les fournisseurs peuvent utiliser des codes-barres pour accélérer le traitement.
- Automatiser la gestion des stocks : Reliez le traitement de vos listes d’emballage à un système de gestion des stocks pour permettre des mises à jour en temps réel.
- Vérifier les systèmes des fournisseurs : Choisissez des fournisseurs qui fournissent des bordereaux d’expédition clairs et simples.
Un bordereau d’expédition est bien plus qu’une simple liste de produits. C’est un document important pour la rationalisation des processus logistiques et l’amélioration de la satisfaction des clients. En optimisant le traitement, vous pouvez gagner du temps et minimiser les erreurs. Veillez à ce que vos systèmes soient correctement configurés et continuez à examiner d’un œil critique les améliorations à apporter à votre flux de travail.
