L’application TriFact365 est un outil pratique pour automatiser le traitement des factures. Que vous soyez entrepreneur, comptable ou expert-comptable, cette application peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Mais pour en tirer le meilleur parti, il est important d’exploiter au mieux ses fonctionnalités. Voici quelques conseils pratiques pour travailler plus efficacement avec TriFact365.
1. Prendre un bon départ avec des paramètres clairs
Commencez par configurer correctement vos enregistrements dans TriFact365.
- Reliez votre logiciel de comptabilité: Connectez l’application à votre logiciel de comptabilité, comme Exact Online ou Twinfield, afin que les factures soient automatiquement transférées.
- Vérifiez vos paramètres: Assurez-vous que les codes de TVA, la devise et les autres paramètres sont corrects. Vous éviterez ainsi les erreurs de traitement.
2. Utiliser des boîtes de réception intelligentes pour le travail structuré
TriFact365 offre la possibilité de configurer des boîtes de réception intelligentes.
- Séparation par client ou par projet: Créez des boîtes de réception différentes pour traiter clairement les factures et les reçus.
- Affectation automatique: Utilisez des règles de messagerie pour envoyer les factures directement dans la bonne boîte de réception.
3. Utiliser la technologie de l’IA
L’application utilise l’IA (Intelligence Artificielle) pour lire automatiquement les données des factures.
- Vérifiez les champs lors du premier traitement: Les algorithmes apprennent de vos corrections. Plus vous utilisez l’application, mieux elle reconnaîtra et traitera les factures.
- Utilisez des documents clairs: Numérisez les factures avec une bonne résolution pour une meilleure reconnaissance.
4. Prendre des photos instantanées des reçus en haute qualité
Une bonne photo de votre reçu permet à l’application de reconnaître correctement les détails.
- Utilisez la fonction de l’application pour les photos: Pour une meilleure intégration, prenez des photos de vos reçus directement via l’application.
- Veillez à la qualité: Veillez à ce que la lumière soit suffisante et que votre main soit stable pour que le texte soit net et facile à lire. Évitez les ombres et les reçus froissés.
5. Automatiser dans la mesure du possible
- Définition de règles de réservation: Vous pouvez créer des règles de réservation pour les factures récurrentes. Pensez aux frais d’abonnement ou aux fournisseurs réguliers. TriFact365 les reconnaît et les traite automatiquement.
- Approbation automatique: utilisez des flux d’approbation pour que les factures soient traitées rapidement et en toute sécurité.
6. La sécurité avant tout
Parce que vous travaillez avec des données financières, il est important de prendre la sécurité au sérieux.
- Des mots de passe forts: Utilisez des mots de passe uniques et forts pour votre compte.
- Authentification à deux facteurs (2FA): activez l’authentification àdeux facteurs pour renforcer la sécurité de votre compte.
7. Formez votre équipe
Si plusieurs personnes de votre organisation utilisent TriFact365, assurez-vous que tout le monde est familiarisé avec les fonctionnalités et les flux de travail. Une courte session de formation peut faire des merveilles en termes d’efficacité et de cohérence.
Conclusions
TriFact365 est une application puissante qui facilite et accélère votre administration. En suivant ces conseils, vous tirerez le meilleur parti de l’application. Investissez du temps dans un bon départ et continuez à améliorer les processus. C’est ainsi que la comptabilité devient presque un plaisir !
