Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la manière dont les entreprises échangent des factures évolue considérablement. Les factures papier et même les factures PDF traditionnelles cèdent de plus en plus la place aux factures électroniques. Deux termes clés dans ce contexte sont les factures UBL et les factures PEPPOL. Mais que signifient exactement ces termes et en quoi sont-ils pertinents pour votre organisation ? Dans ce blog, nous expliquons.
Qu’est-ce qu’une facture UBL ?
UBL est l’acronyme de Universal Business Language (langage universel des affaires). Il s’agit d’un format standardisé pour les factures électroniques, utilisé dans le monde entier. Une facture UBL n’est pas un simple fichier numérique, mais un fichier XML structuré qui représente de manière uniforme des données telles que les numéros de facture, les montants et les informations sur les fournisseurs. Cela permet aux systèmes de lire et de traiter les informations de la facture automatiquement, sans intervention humaine.
Avantages des factures UBL
Automatisation : Aucune saisie manuelle des données de la facture n’est nécessaire.
Fiabilité : Moins de risques d’erreurs car les informations sont fournies de manière cohérente et structurée.
Efficacité : Traitement et paiement plus rapides des factures.
Qu’est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL est l’acronyme de Pan-European Public Procurement Online (marchés publics paneuropéens en ligne). Il s’agit d’un réseau qui permet aux entreprises et aux autorités publiques d’échanger des documents électroniques, tels que des factures, de manière sécurisée et standardisée. Le réseau PEPPOL utilise des normes techniques spécifiques, dont l’UBL, pour assurer l’interopérabilité entre les différentes plates-formes logicielles.
Comment fonctionnent les factures PEPPOL ?
Une facture PEPPOL est essentiellement une facture UBL envoyée via le réseau PEPPOL. Pour participer à ce réseau, votre organisation doit s’affilier à un fournisseur de points d’accès PEPPOL autorisé. Ce fournisseur veille à ce que vos factures soient envoyées et reçues conformément aux normes en vigueur.
Avantages des factures PEPPOL
Uniformité : Une norme internationale reconnue dans de nombreux pays.
Sécurité : Les factures sont envoyées via un réseau sécurisé.
Conformité : PEPPOL répond aux exigences légales de nombreux pays européens, ce qui le rend particulièrement intéressant pour les marchés publics.
Pourquoi passer à l’UBL et aux factures PEPPOL ?
Le passage à la facturation électronique via l’UBL et PEPPOL n’offre pas seulement des avantages pratiques aux entreprises, mais devient de plus en plus une obligation. Par exemple, les gouvernements de nombreux pays européens rendent la facturation électronique via PEPPOL obligatoire pour les appels d’offres. En outre, le traitement des factures papier ou des factures numériques non structurées devient de plus en plus coûteux et prend de plus en plus de temps.
Comment commencer ?
Choisissez le bon logiciel : Assurez-vous que votre logiciel de facturation est compatible avec l’UBL et PEPPOL.
Rejoignez un fournisseur de points d’accès : Cela vous permettra d’accéder au réseau PEPPOL.
Formez votre équipe : Assurez-vous que vos employés comprennent le fonctionnement des nouveaux processus.
Tester le système : Envoyez et recevez des factures de test pour résoudre les problèmes éventuels avant de changer complètement de système.
TriFact365 et les factures électroniques
Il est important de noter que si TriFact365 ne peut pas encore traiter les factures PEPPOL, il peut traiter les factures UBL. Cela fait de TriFact365 un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages des factures UBL sans rejoindre le réseau PEPPOL.
Les factures UBL et PEPPOL représentent l’avenir de la communication commerciale et offrent de nombreux avantages en termes d’automatisation, de fiabilité et de conformité. En adoptant ces technologies dès maintenant, vous préparez votre entreprise à un avenir plus efficace et plus rationnel. N’hésitez pas à demander des conseils sur la mise en œuvre de ces technologies afin de pouvoir en profiter en toute tranquillité.
