Vous prévoyez un processus de changement pour les factures numériques ? Alors ce blog est vraiment pour vous. Ces 10 conseils ont été compilés par les experts de TriFact365 sur la base de plusieurs années d’expérience et de contacts avec des entreprises, des organisations à but non lucratif et des comptables.
1. Modérer ses propres attentes
Le premier des 10 conseils pour un traitement optimal est d’emblée le plus important. Le traitement numérique des factures est un excellent objectif, mais il ne s’agit pas d’une automatisation à 100 % où vous ne devez plus faire de comptabilité. Votre principal objectif est d’optimiser l’ensemble du flux de factures, en minimisant les actions et en augmentant la qualité. Ne partez PAS du principe que le traitement des factures est entièrement automatisé à 100 %. Vous éviterez ainsi des déceptions par la suite.
2. Mettre sur papier la conception du processus de facturation
Réfléchissez bien à la mise en place au préalable. Comment votre processus fonctionne-t-il actuellement et comment aimeriez-vous passer au numérique ? Redessinez le processus, en changeant éventuellement l’ordre des processus.
3. Convaincre l’utilisateur final
Dans la pratique, nous constatons que les utilisateurs finaux ont des habitudes qu’il n’est pas facile de remplacer. Nous sommes confrontés à ce problème presque quotidiennement ; c’est la nature de la bête. C’est pourquoi nous sommes heureux de vous aider à trouver les arguments qui inciteront vos utilisateurs à travailler plus efficacement.
4. Gérer les attentes des collègues
Assurez-vous du soutien en élaborant les processus bien à l’avance et en discutant des tâches. Partagez avec vos collègues la vision du travail numérique et expliquez pourquoi vous voulez améliorer le processus. Comme pour d’autres changements, la mise en œuvre ne se fait pas sans heurts.
5. Envoi direct des factures par les fournisseurs
Une astuce fonctionnelle. Permettez aux fournisseurs d’envoyer leurs factures PDF/UBL directement à TriFact365. À cette fin, fournissez aux fournisseurs leur propre boîte aux lettres de factures qui transfère automatiquement tous les courriels vers la boîte aux lettres unique de TriFact365. Les factures indésirables peuvent toujours être rejetées ou supprimées.
6. Utiliser la fonction e-mail de votre scanner
Le reste des factures doit de préférence être traité par un scanner. De nombreuses personnes disposent d’un scanner doté d’une fonction de courrier électronique, mais ne l’utilisent pas. Le fonctionnement est très simple, une fois compris, et vous envoyez les factures scannées à votre ligne de scannage dans TriFact365 en un rien de temps.
7. Tirer parti des fonctions intelligentes de l’écran de contrôle
Saviez-vous que lors de la vérification d’une proposition de réservation, vous pouvez utiliser plusieurs options intelligentes telles que la touche TAB et les touches de raccourci ? Celles-ci vous permettent de cliquer sur les différents champs plus rapidement qu’avec la souris. De plus, grâce à un lien en temps réel avec la Chambre de commerce, vous pouvez facilement créer des créanciers/débiteurs sans devoir remplir tous les détails.
8. Opter pour des moniteurs plus grands
Les comptables aiment travailler avec des écrans plus grands. Travailler sur un écran Full HD est agréable. TriFact365 met automatiquement à l’échelle des factures lisibles. Cela vous permet de valider les données plus rapidement. De nombreux utilisateurs utilisent deux moniteurs pour un usage intensif, et les écrans ultra larges sont également de plus en plus utilisés.
9. Essayez également l’approbation numérique des factures
C’est ce que nous appelons l’autorisation et la procuration. Sur le marché du scanning et de la reconnaissance, TriFact365 est connu pour ses schémas de procuration complets et ses options de soutien à la clôture mensuelle « fastclose ».
10. Bénéficier d’une assistance gratuite
Le dernier des 10 conseils. Assurez-vous d’avoir une bonne assistance. L’assistance de TriFact365, par exemple, est toujours gratuite et nous sommes connus pour répondre rapidement et personnellement. N’hésitez donc pas à nous contacter – nous sommes là pour vous ! En outre, nous disposons d’une page d’assistance complète où vous pouvez trouver des réponses à toutes vos questions.
En savoir plus sur le traitement des factures avec TriFact365.
