TriFact365 est un outil puissant pour le traitement numérique des factures et des documents. Ce Logiciel pour les gestionnaires leur offre non seulement un gain de temps, mais aussi la possibilité de rationaliser efficacement les processus de travail. Voici quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti de TriFact365 en mettant en place des flux de travail par employé dans votre département.
Analyser la répartition du travail dans votre département
Avant de commencer à mettre en place des flux de travail, il est important d’identifier clairement les responsabilités et les tâches de chaque membre de l’équipe. Posez-vous des questions telles que :
- Qui traite quelles factures ?
- Quels sont les membres de l’équipe qui possèdent des compétences ou une expertise spécifiques ?
- Combien de temps chaque membre de l’équipe consacre-t-il à l’examen ou à l’approbation des documents ?
Une image claire de la répartition des tâches vous aidera à mettre en place des flux de travail ciblés.
Travailler avec les rôles et les autorisations des utilisateurs
TriFact365 permet d’attribuer différents rôles et droits aux utilisateurs. Cela permet de définir clairement les responsabilités et d’empêcher les employés d’accéder à des informations sensibles qui ne leur sont pas destinées.
- Attribuer des rôles : Assurez-vous que les employés concernés ont accès aux fonctions dont ils ont besoin. Pensez aux « saisisseurs » pour la saisie des données et aux « vérificateurs » pour l’approbation des factures.
- Affectation automatique : utilisez les options pour affecter certaines factures à des employés spécifiques, par exemple par fournisseur, département ou montant.
Mettre en place des flux de travail étape par étape
TriFact365 offre la possibilité de mettre en place des flux de travail adaptés aux processus de votre département. Voici quelques conseils :
- Par employé : Créez un flux de travail pour les employés en fonction de leurs responsabilités. Par exemple, l’employé A traite les factures entrantes jusqu’à 1 000 euros, tandis que l’employé B se concentre sur les montants plus élevés.
- Contrôle et approbation : Travaillez avec un flux d’approbation dans lequel les factures ne sont traitées qu’après avoir été contrôlées par un superviseur ou un directeur.
Utiliser les aperçus pour le suivi
Les écrans de TriFact365 offrent un aperçu de l’état de toutes les factures et de tous les flux de travail. Cela vous aide à identifier les goulots d’étranglement et à intervenir si nécessaire :
- Vérifier que les employés accomplissent leurs tâches à temps.
- Analyser les flux de travail à améliorer.
- Gardez un œil sur le délai d’exécution des factures.
Grâce à ces informations, vous pouvez rendre votre service encore plus efficace.
Évaluer et optimiser régulièrement
Les besoins de votre service peuvent évoluer. Par conséquent, prévoyez des révisions régulières pour vérifier si les flux de travail correspondent toujours à la réalité. Recueillez les commentaires de votre équipe et ajustez les paramètres si nécessaire.
Logiciel pour les gestionnaires une valeur ajoutée considérable aux gestionnaires qui cherchent à accroître l’efficacité et la structure de leurs services. En configurant intelligemment les flux de travail par employé, en tirant parti de l’automatisation et en procédant à des évaluations régulières, vous tirerez le meilleur parti de cet outil. Investissez du temps dans une mise en œuvre adéquate et voyez comment votre service peut travailler plus rapidement, plus efficacement et avec plus de plaisir.
