L’utilisation d’un logiciel pour votre cabinet de composition tel que TriFact365 peut rendre votre cabinet de composition nettement plus efficace. Cette solution en nuage automatise le traitement des factures d’achat et de vente, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à des services de conseil précieux et à l’optimisation des relations avec les clients. Voici quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti de TriFact365 :
Commencer par une bonne mise en page
Une utilisation efficace de TriFact365 commence par une configuration correcte de la plateforme. Veillez à ce que :
- Vos liens avec votre logiciel de comptabilité (comme Exact, Twinfield ou SnelStart) sont correctement configurés.
- Les paramètres corrects pour chaque client sont définis, tels que les codes de TVA, les comptes généraux et les centres de coûts.
- Les employés et les clients ont accès à l’application avec les rôles et les droits appropriés.
Travailler intelligemment grâce à la technologie de l’IA
TriFact365 utilise l’intelligence artificielle (IA) pour extraire automatiquement les données des factures. Pour en tirer pleinement parti :
- Téléchargez des factures de haute qualité ; assurez-vous que les scans sont nets et faciles à lire.
- Vérifier et améliorer les données générées et former le système pour minimiser les erreurs.
Engagez vos clients
Pour que l’utilisation de TriFact365 soit couronnée de succès, il est important que vos clients comprennent également leur rôle :
- Encouragez les clients à soumettre leurs factures sous forme numérique via le portail ou une adresse électronique unique.
- Expliquez-leur comment ils peuvent approuver ou rejeter eux-mêmes les factures dans le système, ce qui réduit le temps de traitement.
- Partagez un guide simple ou organisez une courte session de formation pour aider les clients à démarrer.
Contrôlez et optimisez vos processus
La numérisation ne s’arrête pas à la mise en œuvre. Continuez à évaluer et à améliorer vos processus :
- Analyser régulièrement les taux d’erreur et ajuster les paramètres si nécessaire.
- Sollicitez le retour d’information de votre équipe et de vos clients pour résoudre les goulets d’étranglement du flux de travail.
- Tenez-vous au courant des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités de TriFact365 pour toujours bénéficier des dernières technologies.
S’engager à collaborer avec son équipe
Grâce à la nature de TriFact365 basée sur le cloud, votre équipe peut facilement collaborer sur les dossiers des clients :
- Veiller à une répartition claire des tâches au sein de l’équipe, par exemple qui vérifie les factures et qui les traite.
- Utilisez les notes et les commentaires du système pour rationaliser la communication interne.
- Prévoir des réunions d’équipe périodiques pour discuter des progrès accomplis et partager les meilleures pratiques.
