Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ? Il s’agit d’un terme couramment utilisé dans les recherches Google, et même les comptables posent régulièrement cette question. L’OCR est une technologie largement utilisée dans le monde entier, souvent sans que l’on s’en rende compte. Dans cet article de blog, j’explique comment elle fonctionne et quels sont ses principaux avantages.
Qu’est-ce que l’OCR ?
C’est l’abréviation de « reconnaissance optique de caractères ». Elle permet de lire les caractères d’une image et de les préparer pour un traitement ultérieur.
Que fait un logiciel d’OCR ?
Les logiciels d’OCR sont utilisés depuis des décennies pour numériser des livres et des documents papier. Les scanners et les photocopieurs équipés de la technologie OCR permettent par exemple de numériser des documents papier et de les transformer directement en fichiers Word éditables ou de les enregistrer au format PDF.
Ces dernières années, les innovations techniques ont également permis d’atteindre de nouvelles cibles. Il s’agit notamment de la reconnaissance automatique des plaques d’immatriculation, des panneaux de signalisation (conduite autonome), des passeports et des permis de conduire (identification).
Le terme de logiciel OCR devient de plus en plus un terme collectif pour des technologies destinées à de nombreux objectifs différents. Un exemple d’utilisation de l’OCR est le créneau de la reconnaissance des factures, dont nous nous occupons chez TriFact365.
Comment fonctionne le logiciel OCR ?
La technologie est complexe, mais elle peut être expliquée simplement en trois étapes : (1) l’entrée, (2) le débit et (3) la sortie. Or, « entrée, débit, sortie » sont des caractéristiques d’un système ouvert (https://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_ouvert), ce que nous utilisons également dans TriFact365. Sur la base de ces trois étapes, j’expliquerai plus en détail le concept d’OCR :
1. lecture d’images (input)
Tout ce que vous scannez ou photographiez est une image et peut être lu, à condition bien sûr d’être fourni dans le bon format. Il s’agit par exemple d’images de : Livres, magazines, instructions de travail, documents commerciaux et, bien sûr, factures.
2. reconnaissance de caractères (débit)
Une fois l’image fournie, la reconnaissance proprement dite des caractères a lieu. Elle se compose de 3 phases (source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Reconnaissance_optique_de_caract%C3%A8res)
Lors de la première étape (prétraitement), le logiciel OCR vérifie si l’image vient d’être scannée en taille, si les bords sont lisses, et diverses autres opérations sont effectuées afin d’optimiser l’image fournie pour l’étape suivante.
Dans la deuxième phase, le logiciel OCR analyse l’image au niveau des pixels et identifie les lettres, les chiffres et autres signes de ponctuation, par exemple. Les techniques sous-jacentes peuvent être très complexes et consistent généralement en des réseaux neuronaux et des techniques similaires à la vision par ordinateur.
Dans un troisième temps, la précision peut être encore améliorée en limitant les résultats à l’aide d’un glossaire (lexique). Il s’agit d’une liste de mots susceptibles d’apparaître dans le document.
3 : Exportation des données brutes (sortie)
Le résultat du logiciel d’OCR (généralement un fichier) peut donc contenir des lettres (multilingues), des chiffres et d’autres caractères. Par conséquent, si vous passez une facture dans un logiciel d’OCR, les données brutes produites ne constituent pas encore une proposition de réservation. Comment cela se fait-il ? Parce que l’enchevêtrement de caractères n’a aucun rapport avec les champs d’une écriture au journal.
Logiciel OCR personnalisé
Les fournisseurs de technologie OCR n’ont pas chômé ces dernières années. Les systèmes OCR sont de plus en plus optimisés pour le traitement de données très spécifiques. J’ai déjà parlé des applications pour la conduite autonome et l’identification. Ces applications sont soutenues par des milliards d’investissements de la part des grandes entreprises technologiques (Google, Amazon, Facebook, Apple et Microsoft), par exemple, mais d’autres investissements sont également consacrés à l’innovation et aux jeunes pousses du secteur automobile (conduite autonome) et des plateformes bancaires/SaaS.
En tant que fournisseur de niche néerlandais, TriFact365 travaille également de manière intensive sur son propre logiciel d’interprétation des données OCR brutes.
Fonctionnement de l’OCR de TriFact365
Chaque document de réservation numérique reçu par TriFact365 est systématiquement traité par notre logiciel d’auto-apprentissage. Notre objectif est clair : atteindre une reconnaissance totale des factures et produire des propositions de réservation automatiques.
Par ailleurs, TriFact365 est en train de développer de manière autonome l’apprentissage automatique, baptisé « OCR+ », ce qui nous permet d’élever la reconnaissance des données de facturation et l’association aux propositions de réservation à un niveau bien plus élevé que celui envisagé il y a quelques années à peine.
Notre demande d’indemnisation au titre du RCO
Le voyage de TriFact365, amorcé il y a quelques années, donne maintenant des résultats tangibles. Les taux de reconnaissance progressent constamment chez tous les clients évalués. Notre méthode innovante de reconnaissance des règles en temps réel est désormais pleinement opérationnelle pour tous les utilisateurs, générant des résultats prometteurs. Actuellement, environ 90% des champs sont correctement reconnus chez tous les clients.
En tenant compte des changements prévus pour 2021 et des nombreuses innovations à venir pour 2022 et 2023, il semble réaliste d’anticiper que la reconnaissance des factures dépassera les 95 % au cours des deux prochaines années. Notre objectif est d’atteindre une reconnaissance des factures de plus de 99 % grâce à un logiciel d’OCR auto-apprenant.
Ces perspectives sont étayées par nos mesures et rapports internes. Notre équipe d’experts en OCR confirme qu’une partie des factures est déjà traitée à 100 % sans erreur. Par conséquent, nous annoncerons la fonction de « rétrofacturation automatique » comme une amélioration majeure lors de l’Expo 2021.
4 Avantages du logiciel OCR TriFact365
Le logiciel TriFact365 comprend un logiciel OCR super rapide et auto-apprenant qui peut traiter des pages et produire un résultat brut avec la ponctuation en une fraction de seconde. En tant qu’utilisateur, vous ne remarquerez aucune de ces techniques sous le capot et profiterez des avantages suivants.
Avantage 1 : Conversion automatique des fichiers dans le bon format OCR
Certains utilisateurs numérisent au format PDF, d’autres au format JPG ou TIFF. En tant que portail de soumission universel, TriFact365 accepte donc également les formats Word et Excel. Il accepte tous les formats de fichiers numérisés courants en plus du format PDF. TriFact365 les convertit automatiquement dans un format qui peut être lu par notre logiciel OCR. Aucune action n’est donc nécessaire, TriFact365 s’occupe de tout pour vous.
Avantage 2 : Tous les fichiers sont lus par le logiciel OCR
Avec TriFact365, tous les documents entrants sont lus par notre logiciel OCR immédiatement après leur livraison. Cela automatise le marquage des documents après leur saisie, ce qui permet d’économiser des étapes de travail et donc du temps lors du traitement des documents comptables.
Avantage 3 : Les logiciels d’OCR conviennent à tous les documents commerciaux
À l’heure actuelle, l’OCR permet de traiter principalement des documents comptables tels que les factures d’entrée. Il traite également les factures de vente et les reçus. Il est prévu d’étendre ce traitement aux documents commerciaux tels que les contrats, les états financiers annuels, etc. qui pourront alors faire l’objet d’une recherche.
Avantage 4 : Combiner les résultats de l’OCR (données) avec l’apprentissage automatique (IA) et générer des suggestions de réservation automatiques jusqu’au niveau de la ligne.
En utilisant l’OCR à grande échelle et l’apprentissage automatique, notre logiciel en nuage présente des propositions de comptabilisation précises. Cela se fait en quelques secondes. Il vous suffit ensuite d’effectuer un contrôle visuel et, d’un seul clic, vous enregistrez la facture dans votre système comptable en un rien de temps. Des fonctions utiles vous permettent de rendre le processus de traitement des factures encore plus fluide.
