Nos clients nous demandent souvent comment ils peuvent utiliser TriFact365 de manière optimale. C’est pourquoi nous avons énuméré un certain nombre de trucs et astuces. Les clients expérimentés et les utilisateurs novices de TriFact365 peuvent tirer parti de ces conseils de traitement automatisé des factures pour effectuer une comptabilité plus rapidement et plus efficacement.
MISE À JOUR : En plus des 10 conseils existants pour le traitement automatique des factures, 5 (!) conseils supplémentaires ont été ajoutés pour vous.
ASTUCE 1 : Démarrer la visite d’instructions dans le portail
Le premier et le plus important conseil ! Une visite guidée est disponible à divers endroits dans le portail qui explique exactement comment fonctionne l’écran. Lorsque vous arrivez pour la première fois sur cet écran, la visite démarre automatiquement. Vous pouvez également recommencer la visite plus tard.
En savoir plus sur la visite guidée ici.
ASTUCE 2 : Faites suivre les factures automatiquement
De nos jours, de plus en plus de factures sont envoyées numériquement par e-mail. Vous pouvez facilement faire transférer automatiquement ces factures à TriFact365. Chaque administration se voit attribuer sa propre adresse e-mail. Envoyez vos factures à cette adresse e-mail et elles se retrouveront automatiquement dans votre liste de travail. Via la boîte aux lettres dans TriFact365.
En savoir plus sur la soumission de factures par e-mail ici.
ASTUCE 3 : Afficher les e-mails envoyés dans la boîte aux lettres
Tous les e-mails livrés se retrouveront dans votre boîte aux lettres TriFact365. Ici, vous pouvez vérifier si l’e-mail est arrivé. Vous pouvez afficher les détails de l’e-mail, voir quelles pièces jointes ont été traitées et pourquoi certaines pièces jointes n’ont pas été traitées.
En savoir plus sur la consultation de tous les e-mails soumis ici.
ASTUCE 4 : Fractionnez, fusionnez et saisissez des factures
Vous avez soumis des factures mais vous souhaitez toujours fractionner, fusionner ou modifier le type de certains documents ? Aucun problème! Dans le stock de travail, vous pouvez facilement vérifier les factures pertinentes et prendre des mesures. Divisez des documents composés de plusieurs factures, fusionnez certains documents en un seul document ou modifiez le type de facture (achat/vente).
En savoir plus sur le fractionnement des factures ici.
En savoir plus sur la fusion de documents ici.
En savoir plus sur la modification du type de facture ici.
ASTUCE 5 : Remplissez les données de base des créanciers
Vous pouvez également trouver un certain nombre d’astuces dans l’écran de contrôle qui vous aident à rendre le traitement des factures encore plus rapide et plus facile. Par exemple, vous pouvez influencer la comptabilisation des factures en complétant autant que possible les données de base des débiteurs et des créanciers. Remplissez le numéro IBAN, le numéro de la Chambre de commerce et le numéro de TVA, afin que notre logiciel dispose de plus de données uniques disponibles pour faire correspondre la facture à la relation correcte. Déterminez ensuite un code TVA standard, une condition de paiement, un compte créditeur et un compte du grand livre pour obtenir la proposition de réservation la plus complète possible.
ASTUCE 6 : Définir les séparations de fonctions pour les utilisateurs
En utilisant les différents droits d’utilisateur, vous pouvez déterminer les actions que les utilisateurs sont autorisés à effectuer dans TriFact365. Déterminez ensuite pour quelles administrations l’utilisateur a accès au portail. Consultez sur notre page d’assistance les droits d’utilisateur qui distinguent TriFact365 et quand vous devez accorder quel droit d’utilisateur à un utilisateur.
En savoir plus sur les rôles et les droits des utilisateurs ici.
ASTUCE 7 : Définir la langue du portail
Le portail TriFact365 n’est pas seulement disponible en néerlandais, mais aussi en anglais, allemand, français et espagnol. En tant qu’utilisateur, vous décidez dans quelle langue vous souhaitez travailler avec TriFact365.
En savoir plus sur le réglage de la langue ici.
ASTUCE 8 : Enregistrer les factures bloquées pour paiement
Les paiements des factures sont-ils organisés dans le progiciel comptable ? Pour AccountView, AFAS, Exact Online, Twinfield et Unit4 Multivers, vous pouvez saisir des factures bloquées pour paiement. La réservation est déjà enregistrée lorsque le workflow de procuration est adressé. Dès que chaque utilisateur aura donné son accord, la réservation sera libérée pour paiement et pourra être incluse dans les paiements.
En savoir plus sur le blocage du paiement ici.
ASTUCE 9 : Conserver les administrations exonérées d’impôts
Dans TriFact365, une fonction spéciale est disponible pour les administrations exonérées d’impôt. Les propositions de réservation sont alors automatiquement présentées TTC. Évitez les opérations manuelles et activez ce paramètre !
En savoir plus sur l’exonération de TVA ici
ASTUCE 10 : Définir une description par défaut pour les factures
Au niveau de l’administration, vous pouvez indiquer ce que vous souhaitez inclure dans la réservation comme description de facture standard. Vous pouvez le faire en définissant des étiquettes. Ces libellés se rapportent à un champ de l’écran de contrôle et sont affichés entre parenthèses dans le champ de description. Lorsque vous effectuez ensuite la réservation, les étiquettes seront converties à la valeur saisie dans les champs correspondants.
En savoir plus sur la définition d’une description par défaut ici.
ASTUCE 11 : Calculez des montants avec la fonction Calcul
Dans l’écran de contrôle, vous pouvez également calculer facilement des montants à l’aide de la fonction de calcul. Les champs ‘Montant’ et ‘TVA’ contiennent une fonction de calcul qui vous permet d’ajouter, de soustraire, de multiplier et de diviser facilement des montants. Vous pouvez entrer le calcul dans ces champs, appuyez sur Entrée et le résultat apparaîtra.
En savoir plus sur la fonction de calcul dans l’écran de contrôle ici.
ASTUCE 12 : Utilisez les raccourcis clavier lors de la publication de factures
Un certain nombre de raccourcis sont disponibles dans l’écran de contrôle de TriFact365. Cela vous permet de traiter les factures encore plus rapidement dans votre administration.
Lisez ici quels raccourcis clavier sont disponibles.
ASTUCE 13 : Personnalisez l’écran de contrôle
À l’aide des options d’affichage de l’écran de contrôle, vous pouvez facilement ajuster la structure de l’écran de contrôle. Selon le progiciel de comptabilité avec lequel vous travaillez, vous pouvez activer ou désactiver les dimensions. Désactivez-vous les dimensions ? Ensuite, le champ de description sera agrandi automatiquement. Vous pouvez également placer la largeur des lignes de réservation sur tout l’écran et éventuellement afficher la visionneuse PDF sur le côté gauche de l’écran. De cette façon, vous pouvez facilement créer votre propre écran de contrôle.
Personnalisez l’écran de contrôle avec la référence de paiement dans TriFact365.
ASTUCE 14 : Utilisez notre application mobile
Vous utilisez déjà notre application mobile ? Vous pouvez facilement prendre des photos de reçus via votre smartphone (iOS, Android) et les télécharger dans TriFact365. Il est également possible d’autoriser et de se procurer des factures et des reçus via l’application mobile. De cette façon, vous pouvez toujours mettre à jour votre comptabilité en déplacement.
En savoir plus sur notre application mobile ici.
ASTUCE 15 : Définir des rappels par e-mail et des notifications push
Utilisez-vous une autorisation et/ou une procuration? N’oubliez pas de définir les rappels par e-mail ! Avec cela, vous pouvez facilement recevoir des e-mails après un certain nombre d’heures avec un rappel qu’il y a encore des factures prêtes pour vous en tant qu’utilisateur à autoriser/procurer. De cette façon, vous restez toujours informé de votre inventaire de travail sans avoir à vous connecter en ligne à chaque fois.
En savoir plus sur les rappels par e-mail ici.
Vous recherchez des suggestions encore plus utiles après ces 15 conseils de traitement de la facturation ?
