L’UBL (Universal Business Language) est une norme pour l’échange électronique de documents commerciaux, tels que les factures, les commandes et les avis d’expédition, dans un format numérique structuré. L’objectif de l’UBL est de rendre les transactions commerciales plus efficaces et automatisées entre les entreprises, sans qu’il soit nécessaire de les saisir manuellement.
Quelle est l’importance de l’UBL ?
L’UBL a été développée par l’OASIS (Organisation for the Advancement of Structured Information Standards) et est largement utilisée dans le cadre de la facturation électronique. L’utilisation de l’UBL permet aux entreprises d’accélérer leurs processus administratifs, de réduire le risque d’erreurs et de se conformer plus facilement aux exigences fiscales. L’UBL standardise le formatage des données telles que les données clients, les montants et les informations sur les produits, ce qui permet aux logiciels de différentes entreprises de communiquer entre eux sans problème.
Exemple : Factures au format UBL
Une facture UBL contient les mêmes données qu’une facture papier traditionnelle, telles que
- Nom et adresse du vendeur et de l’acheteur
- Numéro et date de la facture
- Description des produits ou services fournis
- Le montant total et les spécifications de la TVA
La différence est que dans une facture UBL, ces données sont structurées en code XML. Ce qui permet aux ordinateurs de lire et de traiter automatiquement les informations.
Avantages de l’UBL
- Automatisation: Les factures UBL entrantes peuvent être traitées automatiquement par le logiciel de comptabilité, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
- Moins d’erreurs: Le traitement automatique réduit la probabilité d’erreurs humaines qui peuvent survenir lors d’une saisie manuelle.
- Norme internationale: L’UBL est largement acceptée, ce qui facilite les échanges avec les partenaires étrangers.
En bref, l’UBL aide les entreprises à rendre leurs processus administratifs plus efficaces et plus précis en fournissant un langage universel pour les documents commerciaux.
Le traitement des documents UBL (Universal Business Language) est essentiel pour les entreprises qui souhaitent automatiser et rationaliser leur facturation et leur administration. Voici un aperçu de la manière d’appliquer et de traiter les fichiers UBL :
Traitement automatique des documents UBL entrants
Au lieu d’introduire manuellement les données d’une facture, vous pouvez faire traiter automatiquement les fichiers UBL par un logiciel de comptabilité. Ce logiciel lit les données de la facture UBL (au format XML) et les place directement aux bons endroits dans votre système comptable.
Étapes de traitement :
- Réception: Vous recevrez les documents de l’UBL par e-mail ou par un portail en ligne.
- Importation dans le logiciel: votre système comptable ou ERP importe automatiquement le fichier UBL.
- Traitement des données: le logiciel extrait du fichier des informations telles que les numéros de factures, les coordonnées des clients, les montants et les taux de TVA et les traite sans intervention humaine.
- Vérification et validation: Le logiciel effectue des contrôles pour détecter les erreurs, par exemple pour vérifier si la TVA est correcte ou si le montant total correspond aux spécifications.
Si vous souhaitez envoyer vous-même des fichiers UBL, vous pouvez également exporter vos factures au format UBL. La plupart des programmes comptables modernes offrent cette fonctionnalité. Cela permet à vos clients de lire les factures directement dans leurs systèmes, ce qui accélère le traitement.
Intégration dans les systèmes ERP ou comptables
Pour tirer le meilleur parti des fichiers UBL, vous pouvez mettre en place une intégration avec vos systèmes existants. Les documents entrants et sortants sont ainsi traités automatiquement, sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement des données.
Exemples d’applications :
- Automatisation des factures: L’intégration des UBL permet de lier automatiquement les factures entrantes aux bons de commande ou aux ordres de paiement.
- Analyse des coûts: Les fichiers UBL permettent de classer et d’analyser facilement les dépenses, par exemple par projet ou par département.
- Rapports: Toutes les données étant saisies automatiquement et avec précision, vous pouvez produire des rapports financiers plus rapidement.
Si votre logiciel ERP ou comptable actuel ne prend pas entièrement en charge l’UBL. Vous pouvez envisager d’utiliser un logiciel supplémentaire ou un intergiciel. Ces outils peuvent convertir les fichiers UBL. Dans des formats reconnus par votre système ou offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que des validations avancées.
En éliminant les étapes manuelles, vous gagnez non seulement du temps. Mais vous minimisez également le risque d’erreurs, ce qui améliore l’efficacité globale de vos processus. Le traitement automatique garantit que les données sont toujours transférées correctement. Ce qui contribue à une plus grande précision de vos enregistrements. En outre, l’utilisation des UBL permet de répondre facilement aux exigences légales. Telles que les obligations de conservation des données fiscales, ce qui garantit votre conformité. En outre, la réduction des saisies et des vérifications manuelles entraîne une baisse des coûts opérationnels. Ce qui représente une économie importante pour votre organisation.
Application de l’UBL dans un flux de travail
Par exemple, mettez en place un flux de travail dans lequel les factures UBL entrantes sont automatiquement téléchargées dans vos dossiers. Vérifiées pour l’exactitude et ensuite approuvées pour le paiement. Vous pouvez définir des règles pour les paiements automatiques ou marquer des exceptions pour un examen manuel.
Le rôle de TriFact365 dans le traitement des dossiers
TriFact365 utilise une technologie OCR avancée et offre un support complet pour le traitement des documents UBL. Les factures entrantes sont immédiatement reconnues et, après vérification, enregistrées dans votre système comptable. Le système reconnaît les données essentielles des documents, telles que les montants. Les taux de TVA et les informations sur les fournisseurs.
L’un des principaux avantages de TriFact365 est son intégration transparente avec les systèmes comptables couramment utilisés, tels que Exact Online, Twinfield et SnelStart. Grâce à ces intégrations. Les documents sont automatiquement synchronisés entre TriFact365 et votre logiciel de comptabilité. Ce qui minimise le risque d’erreurs et de double saisie. Cela vous permet d’automatiser entièrement votre administration et de gagner un temps précieux.
En outre, TriFact365 offre la possibilité de mettre en place des flux d’approbation. Une fois qu’une facture a été traitée, elle peut être présentée directement à la personne appropriée au sein de l’organisation pour approbation. Il est ainsi plus facile de garder le contrôle sur les dépenses sans perdre en efficacité. L’approbateur reçoit des notifications et peut facilement visualiser et approuver les factures via le tableau de bord ou même par mobile. Ce qui réduit considérablement le temps de traitement.
Bien que TriFact365 soit spécifiquement optimisé pour le traitement des UBL, il prend également en charge les documents papier. Ces documents sont convertis en formats numériques consultables à l’aide de la technologie OCR. Cela vous permet de gérer efficacement vos documents numériques et papier dans un seul système.
Enfin, TriFact365 veille à ce que toutes les données soient stockées en toute sécurité et sauvegardées régulièrement. Cela signifie que vous pouvez numériser et archiver vos documents en toute sécurité. Ainsi, vous êtes toujours prêt pour les audits et vous pouvez automatiser vos processus d’entreprise en toute sérénité.
